Efisiensi pencarian dokumen tanpa perlu membuang tenaga dan waktu dapat dicapai dengan memanfaatkan solusi yang tepat. Tentunya dengan memulai proses digitalisasi dokumen pada Instansi. Dengan adanya transformasi digital pada seluruh departemen kearsipan, nantinya akan ada banyak manfaat yang diperoleh. Efisiensi tenaga dan waktu pencarian dokumen adalah salah satunya.
Perlu dipahami bahwa efisiensi pencarian dokumen tidak semata-mata dibutuhkan untuk proses pencarian dokumen yang lebih mudah semata. Efisiensi pada proses kearsipan dapat menjadikan banyak hal dalam perusahaan menjadi lebih terukur dan juga terpantau dengan mudah.
Setidaknya ada empat hal yang menjadikan efisiensi pencarian dokumen sangat penting bagi sebuah organisasi, baik itu perusahaan swasta, BUMN atau juga instansi pemerintahan, antara lain:
- Menjamin pencarian informasi yang lebih akurat
Akurasi data dan informasi yang disebarkan atau juga dibagikan dari bagian kearsipan dapat menentukan masa depan instansi yang dikelola. Pasalnya, data dan informasi yang lebih akurat dapat menjadi landasan utama dalam penentuan kebijakan.
Misalnya, instansi pemerintahan yang akan membuat kebijakan pembangunan. Tentunya efisiensi pencarian dokumen sangatlah penting pada proses ini. Tanpa adanya pencarian dokumen yang lebih efisien tanpa membuang waktu dan tenaga, tentunya pembuatan kebijakan dapat berjalan dengan lebih cepat, sehingga validasi dan peluncuran kebijakan tidak ketinggalan zaman.
- Sarana pembuktian saat pengadilan
Pada proses peradilan hukum di Indonesia, efisiensi pencarian dokumen juga sangat mempengaruhi sebuah organisasi seperti perusahaan swasta. Apalagi jika membutuhkan data dan informasi yang cepat dan akurat, tentunya proses pencarian yang lebih efisien dapat menjadi ‘senjata’ agar tidak kalah di meja hijau.
Di sisi lain, informasi yang dikumpulkan juga dapat menjadi sarana untuk menghindari tuntutan hukum yang dapat berdampak buruk bagi perusahaan atau instansi. Contohnya seperti saat audit pajak, kinerja atau juga aset pada periode tertentu.
- Mengurangi tingkat turnover karyawan
Pada era modern seperti saat ini, efisiensi pencarian dokumen juga berkorelasi langsung pada pengalaman bekerja (working experience) pegawai, khususnya bagi Gen Z yang sudah terjun langsung ke dunia kerja. Pencarian dokumen yang tidak memerlukan tenaga dan waktu yang begitu banyak dapat menjadi solusi agar pegawai lebih mudah menemukan data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Tanpa adanya efisiensi pencarian dokumen, besar kemungkinan tingkat keluar-masuk pegawai (turnover) akan meningkat, karena instansi atau organisasi yang dikelola dinilai menyulitkan mereka dalam bekerja dan budaya kerja dianggap tidak modern dan mengakomodir kebutuhan pegawai.
- Membantu peningkatan produktivitas kerja
Produktivitas kerja juga berhubungan dengan efisiensi pencarian dokumen, karena data dan informasi yang dibutuhkan lebih cepat ditemukan dalam hitungan detik, waktu penyelesaian pekerjaan juga ikut menjadi lebih cepat.
Tidak hanya itu, budaya kolaborasi juga akan ikut tercipta karena adanya efisiensi pencarian dokumen. Tanpa tenaga dan waktu yang terbuang sia-sia untuk mencari dokumen, nantinya pegawai jadi memiliki waktu luang untuk menciptakan inovasi yang berguna untuk instansi atau organisasi tempat bekerja.
